Какие документы относятся к Неформализованным

В настоящее время все больше организаций переходят на электронный документооборот, что позволяет существенно ускорить и упростить процессы работы. Однако, при этом возникает вопрос о том, какие документы можно передавать в электронном виде, а какие нет. В данной статье мы рассмотрим, какие документы относятся к неформализованным, как их оформлять и передавать, а также какие документы нельзя передавать через электронный документооборот.

1. Что такое неформализованные документы
2. Какие документы являются формализованными
3. Что значит неформализованные документы
4. Как оформлять неформализованные документы
5. Как передавать неформализованные документы
6. Какие документы нельзя передавать через ЭДО
7. Полезные советы
8. Выводы

Что такое неформализованные документы

Неформализованные документы — это документы, которые не имеют строгих требований к оформлению и не предназначены для обработки специализированным ПО. К таким документам относятся, например, ценовые листы, счета, акты приема-передачи прав на использование ПО, акты сверки взаиморасчетов и др.

Какие документы являются формализованными

К формализованным документам относятся документы, которые имеют строгие требования к оформлению и предназначены для обработки специализированным ПО. К таким документам относятся, например, счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД) и т. д.

Что значит неформализованные документы

Неформализованные документы могут быть представлены файлами с любым другим расширением, такими как doc, xlsx, jpg, pdf и др. Для их юридической значимости также необходима электронная подпись, которая может быть сделана с помощью КЭП.

Как оформлять неформализованные документы

При оформлении неформализованных документов необходимо следить за тем, чтобы они содержали все необходимые данные, такие как наименование организации, дату, номер документа, сумму и т. д. Также необходимо обратить внимание на правильность заполнения электронной подписи.

Как передавать неформализованные документы

Неформализованные документы можно передавать через электронный документооборот, используя специальные программы и сервисы. При этом необходимо убедиться, что документы передаются в зашифрованном виде и обеспечивается их конфиденциальность.

Какие документы нельзя передавать через ЭДО

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, в рамках кадрового электронного документооборота нельзя переводить в электронную форму документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда, трудовые книжки, а также сведения о трудовой деятельности работников, распоряжения или приказы об увольнении сотрудника.

Полезные советы

• При оформлении неформализованных документов следует обратить внимание на правильность заполнения всех необходимых данных и электронной подписи.
• При передаче неформализованных документов через электронный документооборот необходимо обеспечить их конфиденциальность и защиту от несанкционированного доступа.
• При передаче документов через электронный документооборот следует использовать только проверенные и надежные программы и сервисы.
• Нельзя передавать через электронный документооборот документы, которые запрещены законодательством.
• При использовании электронной подписи необходимо соблюдать все требования законодательства и обеспечивать ее безопасность.

Выводы

Неформализованные документы — это документы, которые не имеют строгих требований к оформлению и не предназначены для обработки специализированным ПО. Они могут быть представлены файлами с любым расширением и для их юридической значимости необходима электронная подпись. При оформлении и передаче неформализованных документов необходимо соблюдать все требования законодательства и обеспечивать их конфиденциальность.